Maintenance Contract & Billing Specialist EDL GmbH

About the Role

We are looking for a Maintenance Contract & Billing Specialist (m/w/d) to manage the full lifecycle of maintenance and software support contracts while ensuring accurate and timely invoicing. This role serves as a key interface between customers, Sales, Service, Finance, and Legal teams, ensuring contractual compliance and efficient billing processes.

Key Responsibilities

• Manage maintenance, support, and software service contracts throughout their lifecycle (creation, renewal, amendment, termination, and archiving)

• Monitor contract renewals, pricing updates, and inflation indexation where applicable

• Maintain and update contract and customer data in internal systems

• Prepare, review, and issue maintenance invoices in accordance with contractual terms

• Ensure billing accuracy and compliance with signed agreements

• Track payments and support collection activities for overdue invoices

• Manage purchase orders and administrative validation processes

• Act as the primary contact for customer inquiries related to contracts and billing

• Collaborate closely with Sales, Service, Finance, and Legal teams

• Prepare regular reports and maintain contract and billing dashboards

• Contribute to process improvements and ensure compliance with internal procedures

Qualifications & Experience

• 2–4 years of experience in contract administration, billing, order management, or a similar role

• Good understanding of maintenance, service, and software support contracts

• Basic knowledge of contract law and software licensing agreements

• Experience reviewing contractual terms and supporting contract renewals and pricing adjustments

• Strong organizational skills and attention to detail

• Proficiency with ERP systems (SAP preferred) and Microsoft Office, especially Excel

• Customer-focused with excellent communication skills

• Fluent German and good English language skills

What We Offer

• An international and collaborative work environment

• A varied role combining contract management, customer interaction, and billing responsibilities

• Opportunities for professional growth and development

• Competitive salary and benefits package

Location: Bochum or Mannheim, Germany

Employment Type: Full-time

Servicevertrags- und Fakturierungsspezialist (m/w/d)

Über uns

EDL ist ein führender europäischer Anbieter von Softwarelösungen für Radiologie-Informationssysteme (RIS), Picture Archiving and Communication Systems (PACS), Teleradiologie, Nuklearmedizin sowie KI-gestützte Bildgebungslösungen. Mit 180 Mitarbeitenden und einem Umsatz von 30 Mio. Euro im Jahr 2025 ist EDL Marktführer in Frankreich und der Schweiz und baut seine Präsenz in Belgien, Österreich und Deutschland kontinuierlich aus.

Unsere Aktivitäten in Deutschland haben sich in den vergangenen Jahren durch gezielte Expansion und die Integration von Penta Services deutlich verstärkt. Mit einer derzeit laufenden bedeutenden Akquisition beschleunigen wir nun unser Wachstum auf dem deutschen Markt weiter und stärken nachhaltig unsere Position sowie unsere langfristigen Entwicklungsziele in der Region.

Ihre Aufgaben

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir einen Servicevertrags- und Fakturierungsspezialisten (m/w/d), der die Verwaltung unserer Wartungs-, Support- und Software-Serviceverträge über den gesamten Vertragslebenszyklus hinweg übernimmt und eine korrekte sowie termingerechte Fakturierung sicherstellt.

In dieser Funktion arbeiten Sie eng mit unseren Kunden sowie den Bereichen Vertrieb, Service, Finanzen und Recht zusammen und leisten einen wichtigen Beitrag zur Einhaltung vertraglicher Vereinbarungen und zur Optimierung unserer Abrechnungsprozesse.

Ihre Hauptaufgaben

• Verwaltung von Wartungs-, Support- und Software-Serviceverträgen über den gesamten Vertragslebenszyklus hinweg (Anla